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今回は、「パソコンで作成した閲覧用ファイルをグループの人と共有したいのですがどうしたら良いでしょうか？」という質問に答えたいと思います。
ファイルを共有する方法
パソコンで作成したワードファイルやPDFファイルを共有する方法としては主に以下の3つの方法があります。
この3つの方法を目的に応じて使い分けると良いかと思います。
ひとつめは、メールでファイルを送信する方法です。
メールにファイルを添付することによって相手に送信することができます。
ただし、この方法は添付可能なファイル容量に制限があります。
例えば、Gmailだと25MB、Yahooメールも25MBとなっています。
つまり、これ以上のサイズのファイルはメールに添付することができません。
「じゃあ、どうしたらいいの？」ということですが、
そんな時は、ギガファイル便を活用すると便利です。
ギガファイル便についてはこちらの記事をご覧ください。
ふたつめは、USBメモリを共有する方法です。
同じ部署で勤務する相手であれば物理的な距離が近いかと思いますのでその場合はUSBメモリにファイルを入れて共有するのが早いでしょう。
ただし、距離が遠い方とは共有ができませんので他の方法を選択するしかありません。
余談ですが、今から約15年前くらいはUSBメモリ（128MB）でもそこそこの値段がしました。
それが今では、めちゃめちゃ安いです。
本当に驚きの安さです！
32GBで1,000円を切る安さです。
みっつめは、オンラインストレージで共有する方法です。
オンライスストレージとは、インターネット上にファイルを保存したり、ファイルを共有したりすることのできるサービスのことです。
有名なものにはGoogleドライブやDropbox、OneDriveなどがあります。
インターネット上にファイルを保存して共有することで、遠く離れた相手ともファイルを共有することができます。
ファイルを共有する目的は何？
はじめに確認すべきこととして、何のためにファイルを共有するのかといったことを考えなければなりません。
例えば、
グループのメンバーと共同で作業を行うために共有するのか？
グループのメンバーと閲覧用の資料を共有するのか？
などなど。
今回は、パワーポイントで作成した25MB以上の資料を全国各地で働いているグループメンバー5人に目を通してほしいという状況であると仮定して進めていきたいと思います。
＜状況の整理＞
25MB以上の資料→メール送信不可
グループメンバーに見てほしい→全国各地のためUSBメモリ不可
→オンラインストレージが活用できる。
ということでGoogleドライブでの共有方法を説明したいと思います。
Googleドライブとは
Googleが提供するオンラインストレージのことであり、無料で15GBまで使用することができます。
ちなみに、Dropboxは2GB OneDriveは5GBとなっています。
Googleドライブで共有する方法
①Googleドライブをを開きます。
②共有したいファイルを指定の場所にドロップします。
③ファイルを右クリックします。
すると、「共有」という選択肢があらわれますので、「共有」をクリックします。
④リンクを取得します。
この際、追加されたユーザーのみがこのリンクを開くことができるのか、リンクを知っている全員が開くことができるのかを選択します。
リンクを知っている全員にする場合には「リンクを知っている全員に変更」をクリックします。
https:drive.google.com/〇〇と表示されますので、このリンクをコピーします。
もし、追加されたユーザーのみがこのリンクを開くことができるを選択した場合は以下のような画面が表示されます。（今回は誰も追加していませんので、まだ誰も追加されていませんと表示されています）
このように、簡単な手順でファイルを共有することができます。
今回は、「パソコンで作成した閲覧用ファイルをグループの人と共有したいのですがどうしたら良いでしょうか？」という質問に対して、Google ドライブを活用してみてはいかがでしょうか。と回答させていただきます。
